Beth oedd yr her?

Ysgogwyd y cynllun peilot hwn, fel gyda'r holl fentrau trawsnewid digidol ar draws yr awdurdod lleol, gan yr angen i wella darpariaeth gwasanaethau drwy wella prosesau presennol, nid eu celu. Yn yr achos hwn, mae'n rhaid i Weithwyr Cymdeithasol ymdrin â thasgau gweinyddol a gwaith swyddfa hir a llafurus. 

Pwy fyddai'n elwa a sut?

Cynhaliwyd y peilot gyda thîm gwasanaethau cymdeithasol oedolion y cyngor, gyda chanlyniadau'n canolbwyntio ar arbedion amser i weithwyr cymdeithasol, gwell ansawdd a chywirdeb y dogfennau, gwell ansawdd o ran penodi staff ac asesiadau i ddinasyddion a defnyddwyr yn mynegi teimladau cadarnhaol cyffredinol. Yn y pen draw, byddai peilot llwyddiannus yn creu gwell profiad i ddefnyddwyr gwasanaethau cymdeithasol i oedolion wrth leihau amseroedd aros ac oriau Gweithwyr Cymdeithasol.  

Beth oedd yr ateb?

Yn seiliedig ar nodi anghenion defnyddwyr, dan arweiniad hyrwyddwr Gweithwyr Cymdeithasol, trodd y cyngor at arbenigwyr technoleg Llywodraeth Leol Beam i dreialu Magic Notes, teclyn trawsgrifio a chynhyrchu dogfennau gyda model gwasanaeth a reolir gan un contractwr sy'n lleihau'r angen am arbenigedd technegol mewnol ac yn cyflymu'r defnydd. Hwyluswyd caffael trwy fframweithiau marchnad ddigidol, ac yna gwersi a ddysgwyd yn cael eu rhannu gydag awdurdodau eraill. 

Pwy oedd yn gysylltiedig?

Rhan allweddol o'r prosiect hwn oedd nodi ‘Hyrwyddwr‘ Gweithiwr Cymdeithasol, a weithiodd yn agos gyda chyfoedion ac uwch arweinwyr i ddiffinio achosion defnydd a gweithdrefnau gweithredu. Yna, aethant ati i arwain ar y camau gweithredu, datblygu asesiadau effaith diogelu data a chydweithio â thimau llywodraethu gwybodaeth i sicrhau cydymffurfiaeth a mabwysiadu esmwyth.

Roedd yr hyrwyddwr hwn yn allweddol wrth ysgogi mabwysiadu, gan sicrhau bod yr offeryn yn diwallu anghenion defnyddwyr, cefnogi cydweithwyr a datblygu deunydd hyfforddi.  
Datblygwyd rhaglen ymgynefino a hyfforddi ond roedd dull gwasanaeth rheoli Magic Notes, gyda seilwaith ymdrin Beam a'r gallu i greu templedi, yn golygu nad oedd angen gwybodaeth dechnegol gynhwysfawr ar staff. Dileodd hyn rwystrau i fabwysiadu, gan ganiatáu i staff ganolbwyntio ar ddarparu gwasanaethau yn hytrach na gweinyddu'r system. Bydd treialon y dyfodol yn ailadrodd y fenter ‘Hyrwyddwyr’ lwyddiannus i fanteisio i'r eithaf ar arbenigedd pwnc a sicrhau bod gan bob adran arbenigedd lleol i gefnogi mabwysiadu deallusrwydd artiffisial.  
 

Beth a gyflawnwyd?

Gan fod llai o faich gweinyddol yn ystod apwyntiadau, dywedodd yr ymarferwyr bod hyn yn gwella ansawdd sgyrsiau gyda chleientiaid, tra bod amseroedd prosesu asesiadau yn cael eu lleihau tua wyth awr fesul gweithiwr cymdeithasol yr wythnos, gan greu effaith gadarnhaol ar les gweithwyr cymdeithasol a gallu cynnig gwasanaeth o ansawdd uwch i'r cyhoedd.  

Gyda dros 97% o gywirdeb trawsgrifio ac adborth cadarnhaol unfrydol gan gyfranogwyr, roedd y canlyniadau treialon cryf hyn yn galluogi'r tîm i sicrhau cymeradwyaeth uwch ar gyfer buddsoddiad i'w gyflwyno i wasanaethau plant a threialon pellach mewn addysg, yr amgylchedd a chyfarwyddiaethau adfywio, gan gwmpasu achosion fel cymryd cofnodion, cynllunio addysgol ac archwiliadau bwyd. Mae'r cynlluniau peilot hyn wedi'u strwythuro fel treialon 12 wythnos sy'n dod i ben mewn adroddiad gwerthuso i lywio mabwysiadu pellach.
 

Sut cafodd yr iaith Gymraeg ei hystyried?

Er bod Magic Notes wedi dangos ei fod yn gallu trawsgrifio i'r Gymraeg, mae'r galw am asedau'r Gymraeg yn ardal Awdurdod Lleol CNPT yn gymharol isel o'i gymharu ag awdurdodau eraill. Mae'r tîm yn monitro cynlluniau peilot mewn awdurdodau eraill a Llywodraeth Cymru ar gyfer datblygiadau pellach a gwelliannau posibl. 

Beth oedd y camau llywodraethu allweddol a gymerwyd?

Yn benodol i'r prosiect hwn, mae dilysu ac atebolrwydd dynol yn parhau i fod yn rhan annatod o weithdrefnau gweithredu gan sicrhau bod Gweithwyr Cymdeithasol yn adolygu ac yn cymeradwyo allbynnau Magic Notes cyn eu cynnwys mewn systemau rheoli achosion.  

Yn fwy cyffredinol, mae Bwrdd Llywodraethu DA NPT yn goruchwylio dull cyfrifol y cyngor o arloesi ym maes deallusrwydd artiffisial, gan fynd i'r afael â phreifatrwydd, diogelwch ac ystyriaethau moesegol wrth sicrhau cydymffurfiaeth â gwerthoedd y cyngor, cydymffurfio â deddfwriaeth ac alinio â strategaeth Llywodraeth Cymru.  
 

Beth oedd y gwersi a ddysgwyd?

Roedd cyfranogiad cynnar a rhagweithiol y tîm llywodraethu gwybodaeth yn hanfodol i fynd i'r afael ag asesiadau effaith diogelu data yn effeithlon a sicrhau cydymffurfiaeth wrth leihau oedi.
O ganlyniad, roedd angen ymgysylltu â gwasanaethau yn llwyddiannus (trwy Hyrwyddwyr ac anghenion clir sy'n cael eu gyrru gan ddefnyddwyr) a chefnogaeth yn rhaedru o'r haen arweinwyr, ynghyd â chydnabyddiaeth nad yw technoleg yn ddatrysiad ar ei ben ei hun i'r sefyllfa; mae diwylliant sefydliadol a pharodrwydd i newid yn ffactorau hanfodol wrth fynd ati i roi unrhyw systemau deallusrwydd artiffisial ar waith yn llwyddiannus.
 

Gwybodaeth ategol