Beth oedd yr her?

Pwy fyddai'n elwa a sut?

Y prif fuddiolwyr bwriedig oedd gweithwyr cymdeithasol rheng flaen, a fyddai’n elwa o lai o amser yn cael ei dreulio ar ddogfennu a gwell cydbwysedd rhwng gwaith a bywyd. Roedd buddion eilaidd yn cynnwys gwell parhad gofal i ddefnyddwyr gwasanaeth a chwblhau cofnodion yn gyflymach. Yn ogystal, roedd y gallu i dreialu gwahanol offer ar yr un pryd yn creu cyfle i ddatblygu dealltwriaeth sefydliadol well o ba offer AI oedd yn cynnig y cydbwysedd mwyaf priodol rhwng defnyddioldeb, graddadwyedd a chost. 

Beth oedd yr ateb?

Peilotiodd ac arfarnodd Cyngor Sir Gaerfyrddin Magic Notes, offeryn trawsgrifio a ddyluniwyd gan y cwmni technoleg Beam yn benodol ar gyfer defnydd gofal cymdeithasol, gan gefnogi trawsgrifio effeithiol a chofnodi nodiadau achos ac asesiadau. Adroddodd y peilot arbedion amser sylweddol o 7–10 awr yr wythnos fesul gweithiwr cymdeithasol, ynghyd â gwell cydbwysedd gwaith/bywyd ac adborth cadarnhaol gan ymarferwyr. Arweiniodd y canlyniadau hyn at y gwasanaeth yn ariannu tanysgrifiad 12 mis ac yn symud o beilot i ddefnydd byw o Magic Notes.

Ar yr un pryd, peilotiodd sawl adran Sgript, offeryn trawsgrifio ac awtomeiddio ar raddfa fenter a ddatblygwyd gan y cwmni o Gaerdydd, Stable. Gyda Sgript yn cynnig graddadwyedd sefydliadol ehangach, integreiddio brodorol â Microsoft Teams a’r gallu i awto boblogi ffurflenni cymhleth o drawsgrifiadau, roedd y peilot cyfochrog yn galluogi’r cyngor i asesu ateb cyffredinol, cost is fesul defnyddiwr ochr yn ochr ag offeryn mwy arbenigol.

Pwy oedd yn gysylltiedig?

Arweiniwyd y gwaith gan y tîm digidol canolog, gan weithio’n agos gyda ‘hyrwyddwyr’ digidol o fewn timau gofal cymdeithasol i helpu i adeiladu a rhedeg peilot ac asesiad effeithiol. Bu peirianwyr o Beam yn helpu i sefydlu’r offeryn a’r templedi cysylltiedig, yn seiliedig ar fodel cymysg o gefnogaeth fewnol a chefnogaeth gan y cyflenwr i sicrhau darpariaeth berthnasol. Ar ôl cwblhau’r peilot, llywiodd adborth gan ymarferwyr, ystyriaethau cyllido ar lefel gwasanaeth ac oruchwyliaeth gorfforaethol o fabwysiadu digidol ac AI y penderfyniadau ynghylch ymestyn y defnydd. 

Beth a gyflawnwyd?

Dangosodd peilot Magic Notes fuddion clir i ymarferwyr gofal cymdeithasol, gan gynnwys: 

• Arbedion amser a adroddwyd o 7–10 awr yr wythnos fesul gweithiwr cymdeithasol
• Gwell cydbwysedd rhwng gwaith a bywyd 
• Adborth defnyddwyr cadarnhaol digonol i gyfiawnhau parhad wedi’i ariannu gan y gwasanaeth

Galluogodd peilot Sgript i Gyngor Sir Gaerfyrddin gymharu’r canlyniadau hyn ag ateb mwy graddadwy ar lefel fenter. Er ei fod yn dal i gael ei werthuso, mae Sgript wedi dangos cryfderau penodol mewn effeithlonrwydd cost, integreiddio â’r amgylcheddau Microsoft presennol a’i gymhwysedd ar draws ystod eang o swyddogaethau gwasanaeth, a fydd yn helpu i lywio penderfyniadau yn y dyfodol ynghylch safoni a gwerth am arian.
 

Sut cafodd yr iaith Gymraeg ei hystyried?

Ystyriwyd mabwysiadu o fewn cyd-destun ehangach i ymrwymiad Sir Gaerfyrddin i ddarparu gwasanaethau dwyieithog, sy’n cael ei ystyried yn elfen hanfodol ac anghyfyngedig o ddatblygu gwasanaethau AI, ynghyd â’i ddefnydd cynyddol o alluoedd AI Cymraeg.

O ganlyniad, ystyriwyd perfformiad Cymraeg Magic Notes yn is na’r safonau disgwyliedig a derbyniol ac felly nid yw wedi’i ddefnyddio hyd nes y bydd datblygiadau ac uwchraddiadau pellach. Fodd bynnag, gwelwyd Sgript fel opsiwn llawer mwy hyfyw, gan gyrraedd safonau derbyniol o ran trawsgrifio Cymraeg ac allbwn i ffurflenni a llifau gwaith ar draws amrywiaeth eang o wasanaethau’r cyngor.

Beth oedd y camau llywodraethu allweddol a gymerwyd?

Cafodd offer sgwennu AI eu gwerthuso o fewn fframwaith llywodraethu AI diweddarwyd gan Sir Gaerfyrddin, sy’n cynnwys prosesau priodol ar gyfer caffael, llywodraethu data a diogelwch ac sy’n cael ei ategu gan gyfathrebiadau clir i sicrhau cydymffurfiaeth ac atal defnydd o offer heb awdurdod. Mae dull corfforaethol o beilotio yn darparu cyllid canolog i gefnogi treialon cyn i wasanaethau unigol wedyn gymryd perchnogaeth a chyfrifoldeb am gostau parhaus lle mae offer wedi dangos digon o werth i fod yn hyfyw ar gyfer eu cyflwyno.

Cefnogwyd y peilotio a’r defnydd pellach o offer sgwennu AI gan gyfuniad o e-ddysgu a defnydd o ‘hyrwyddwyr’ digidol o fewn gwasanaethau. Canolbwyntiodd yr hyfforddiant nid yn unig ar sut i ddefnyddio offer penodol ond hefyd ar adeiladu cymhwysedd cyffredinol mewn creu ysgogiadau a rhyngweithio’n effeithiol, yn hyderus ac yn ddiogel ag AI, gan adlewyrchu barn y cyngor o lythrennedd AI fel sgil craidd i’r gweithlu.
 

Beth oedd y gwersi a ddysgwyd?

Roedd y prif wersi yn cynnwys gwerth peilotio offer arbenigol ac offer ar raddfa fenter ar yr un pryd i ddeall y cyfnewidfeydd rhwng defnyddioldeb, dyfnder swyddogaethau, graddadwyedd a chost. Daeth hefyd yn glir ei bod yn hollbwysig fframio buddion AI o ran lles ymarferwyr a buddion i ddefnyddwyr gwasanaeth, yn hytrach nag effeithlonrwydd yn unig. Yn olaf, gan fod swyddogaethau AI yn cael eu hychwanegu’n barhaus at offer a gwasanaethau presennol, mae’n bwysig cynnal goruchwyliaeth ganolog effro o ddefnydd offer i osgoi mabwysiadu darniedig neu heb awdurdod ar draws gwasanaethau. 

Gwybodaeth ategol