Ar y cychwyn, arweiniwyd y prosiect gan y tîm Strategaeth Ddigidol ac Arloesi, gan weithio’n agos gyda Derbyniadau, Gwasanaethau Dysgwyr, TG, Dysgu wedi’i Hwyluso gan Dechnoleg ac Adran y Gymraeg. Cyfrannodd tua 40 o aelodau staff at y gronfa wybodaeth y tu ôl i’r fersiwn gyntaf o ‘Arny’, gan sicrhau sylw cynhwysfawr i ystod eang o ymholiadau cyffredin gan ddysgwyr.

Roedd staff ar draws adrannau yn rhan o greu cynnwys, profi ac adolygu parhaus, gan ddatblygu gallu sefydliadol mewn dylunio gwasanaethau digidol a chymorth wedi’i alluogi gan AI. Roedd Adran y Gymraeg yn sicrhau cywirdeb ac addasrwydd yr ymatebion dwyieithog ac yn sicrhau cydymffurfiaeth â safonau iaith. Sicrhaodd adolygiadau rheolaidd gyda phartneriaid technoleg a rhanddeiliaid mewnol fod y prosiect yn manteisio ar arbenigedd allanol ac yn galluogi gwelliant parhaus a dysgu ar y cyd ar draws timau.

Er ei bod yn anodd profi achos‑ac‑effaith uniongyrchol, mae cydberthynas gref wedi’i gweld rhwng gweithredu ‘Arny’ a gwell canlyniadau sefydliadol, wedi’u cefnogi gan fetrigau meintiol ac adborth ansoddol gan staff. Caiff ymgysylltiad a defnydd eu monitro drwy ddangosfyrddau Power BI sy’n dangos patrymau galw tymhorol clir, megis cynnydd mewn defnydd yn ystod cyfnodau recriwtio brig a newid yn amseriad ymgofrestru; gyda mwy o ymholiadau’n cael eu datrys yn gyflymach, gall darpar fyfyrwyr wneud penderfyniadau yn gynharach, gan roi mwy o amser iddynt gynllunio a pharatoi ar gyfer y cam hollbwysig hwn.

Mae ‘Arny’ yn ymdrin â dros 10,000 o ymholiadau bob blwyddyn, gan gyfrannu at well trosi o gais i ymgofrestru, cynnydd yn nifer y dysgwyr a llai o ddiswyddiad ymhlith dysgwyr newydd yn ystod eu tymor academaidd cyntaf. Mae’r tîm Derbyniadau wedi profi gostyngiad sylweddol mewn galwadau ffôn ac e-byst, gyda’r argaeledd 24/7 yn gwella ymatebolrwydd yn ystod cyfnodau recriwtio brig ac yn caniatáu i’r tîm ganolbwyntio ar geisiadau mwy cymhleth. Mae’r prosiect hefyd wedi cefnogi newid diwylliannol ehangach tuag at arbrofi a hyder digidol.

Roedd darpariaeth y Gymraeg yn rhan annatod o’r prosiect. Crëwyd yr holl gynnwys cychwynnol ar gyfer y gronfa wybodaeth yn ddwyieithog, ac roedd Adran y Gymraeg yn gwirio cywirdeb ac addasrwydd yr ymatebion. Roedd darparu ateb cwbl ddwyieithog yn peri heriau technegol, gan arwain yn y cyfnod cyntaf at ddwy fersiwn ar wahân o ‘Arny’—un yn Saesneg ac un yn Gymraeg—gan gynyddu cost ac amgylchedd gweithredu’r system.

Mae hyn bellach wedi’i ddatrys drwy symud ‘Arny’ i blatfform AI cynhyrchiol sy’n cynnwys galluoedd amlieithog a chyfieithu amser real. Mae hyn yn bodloni gofynion statudol ar gyfer cefnogi’r Gymraeg ac yn darparu buddion ychwanegol i ystod eang o ddysgwyr ESOL.

Y ffactor llywodraethu pwysicaf oedd cefnogaeth arweinyddiaeth uwch, gan gynnwys creu rôl Cyfarwyddwr Strategaeth Ddigidol ac Arloesi a chefnogaeth gref gan y Prifathro, a hwylusodd ddiwylliant o arbrofi o fewn ffiniau risg glir. Cafodd hyn ei ategu ymhellach drwy weithio gyda chyflenwyr sefydledig a oedd yn deall diogelu data a risg y sector cyhoeddus, gyda blaenoriaeth ar breswylfa data o fewn yr UE a mesurau diogelwch cadarn.

Cyn i’r fersiwn gyntaf o ‘Arny’ fynd yn fyw, cynhaliwyd profi derbyniad defnyddwyr dros gyfnod o bythefnos, ac yna adolygiadau misol i fynd i’r afael â bylchau a gwella perfformiad, gyda chywirdeb data ac ansawdd iaith yn ystyriaethau craidd. Roedd llywodraethu prosiect parhaus yn cynnwys goruchwyliaeth traws‑adrannol ac adolygiadau misol gyda’r cyflenwr, gyda gwersi o’r fersiwn gychwynnol yn llywio penderfyniadau caffael a thrawsnewid platfform dilynol.

Cafodd y symudiad i blatfform AI cynhyrchiol ei alluogi’n sylweddol gan gytundeb trwyddedu’r cyflenwr gyda JISC, a symleiddiodd y llywodraethu’n sylweddol tra’n lleihau costau. Roedd hyn yn galluogi Coleg y Cymoedd i redeg peilot tair mis am gost gymharol isel, gan leihau’r risg ariannol gychwynnol ac, yn y tymor hwy, gwneud y datrysiad yn fwy hyfyw a chynaliadwy o fewn amgylchedd cyllido cyfyngedig y sector AB.

Mae’r prif wersi’n cynnwys pwysigrwydd arweinwyr uwch yn datblygu eu dealltwriaeth o AI a’i alluoedd—yn gyntaf er mwyn dychmygu sut y gallai rymuso pobl a chyflymu cynlluniau strategol, ac yna er mwyn gallu gyrru prosiectau ymlaen. Yn ogystal â hyn, mae angen i sefydliadau greu’r rolau, y sgiliau a’r galluoedd a fydd yn eu galluogi i ragweld datblygiadau, arwain arloesi drwy arbrofi a datblygu llythrennedd AI.

Yn olaf, dylai sefydliadau geisio nodi 2–3 o bwyntiau cychwyn posibl o effaith uchel neu achosion defnydd addawol, a dechrau treialu cyn gynted â phosibl, gan ddatblygu gwybodaeth a phrofiad wrth adeiladu’r seilwaith a’r adnoddau ariannol priodol.

Darganfyddwch fwy am ddull Coleg y Cymoedd o ddefnyddio offer AI yma